So verfassen Sie eine bestimmte Art von Geschäfts-E-Mail

Das Schreiben einer geschäftlichen E-Mail ist eine grundlegende Fähigkeit in der Berufswelt. Egal, ob Sie mit Kollegen, Kunden oder potenziellen Partnern kommunizieren, die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mail verfassen, kann die Wirksamkeit Ihrer Nachricht erheblich beeinflussen.

In diesem Leitfaden untersuchen wir die wesentlichen Aspekte des Verfassens einer geschäftlichen E-Mail und stellen sicher, dass Sie Ihre Botschaft klar und professionell übermitteln können.

Geschäfts-E-Mails sind von entscheidender Bedeutung, da sie in vielen Branchen als primäres Kommunikationsmittel dienen. Sie helfen dabei, Gespräche aufzuzeichnen, bieten eine formelle Möglichkeit zum Informationsaustausch und können zum Aufbau und zur Pflege professioneller Beziehungen verwendet werden. Wenn Sie wissen, wie Sie eine Geschäfts-E-Mail effektiv schreiben, können Sie Ihr professionelles Image verbessern und Ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern.

Vorbereitung zum Schreiben Ihrer geschäftlichen E-Mail

Verstehen Sie Ihr Publikum

Bevor Sie mit dem Schreiben eines Geschäftliche E-Mailist es wichtig, Ihr Publikum zu verstehen. Wenn Sie wissen, wer Ihre E-Mail lesen wird, können Sie Ihre Nachricht an die Bedürfnisse und Erwartungen der Leser anpassen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie ihre Position, ihre Vertrautheit mit dem Thema und ihren kulturellen Hintergrund. Dieses Verständnis bestimmt Ihren Ton, Ihre Formalität und den Detaillierungsgrad.

Den Zweck definieren

Jede geschäftliche E-Mail sollte ein klares Ziel haben. Suchen Sie nach Informationen, stellen Sie Updates bereit oder stellen Sie eine Anfrage? Wenn Sie den Zweck Ihrer E-Mail definieren, bleiben Sie konzentriert und stellen sicher, dass Ihre Nachricht präzise und relevant ist. Ein klar definierter Zweck erleichtert es dem Empfänger auch, die Nachricht zu verstehen und angemessen zu reagieren.

Erforderliche Informationen sammeln

Bevor Sie Ihre E-Mail verfassen, sammeln Sie alle notwendigen Informationen. Dazu gehören alle Dokumente, Daten oder Referenzen, die Sie zur Untermauerung Ihrer Nachricht benötigen. Wenn Sie alles zur Hand haben, ist Ihre E-Mail vollständig und korrekt, sodass Sie weniger Folge-E-Mails schreiben müssen.

Strukturieren Sie Ihre geschäftlichen E-Mails

Betreff

Die Betreffzeile ist das Erste, was Ihr Empfänger sieht, daher sollte sie klar und prägnant sein. Eine gute Betreffzeile fasst den Inhalt der E-Mail zusammen und ermutigt den Empfänger, sie zu öffnen. Beispielsweise ist „Besprechungsanfrage: Diskussion zu Projektaktualisierungen“ effektiver als ein vager Betreff wie „Besprechung“.

Gruß

Die Wahl der richtigen Anrede gibt den Ton für Ihre E-Mail an. Verwenden Sie eine formelle Anrede wie „Sehr geehrte/r [Name]” für berufliche oder unbekannte Kontakte. Für Kollegen oder Bekannte reicht ein einfaches „Hi [Name]“ oder „Hallo [Name]” ist angebracht. Vermeiden Sie allzu lockere Anreden in geschäftlichen E-Mails.

Text der E-Mail

Einleitungssatz

Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einem freundlichen und relevanten Eröffnungssatz. Dies könnte eine kurze Einführung sein, wenn Sie jemandem schreiben, den Sie noch nicht kennen, oder ein Verweis auf ein vorheriges Gespräch. Zum Beispiel: „Ich hoffe, es geht Ihnen gut.“ oder „Im Anschluss an unser letztes Treffen wollte ich Folgendes besprechen …“

Hauptinhalt

Der Hauptinhalt Ihrer E-Mail sollte klar und auf den Punkt gebracht sein. Verwenden Sie kurze Absätze und Aufzählungszeichen, um den Text aufzulockern und ihn leichter lesbar zu machen. Stellen Sie sicher, dass jeder Absatz eine einzelne Idee oder ein einzelnes Thema behandelt. Seien Sie präzise und geben Sie alle notwendigen Details an, um Hin- und Her-E-Mails zu vermeiden.

Abschlusssatz

Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer positiven Note. Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen, drücken Sie Ihren Dank aus oder geben Sie die nächsten Schritte an. Zum Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit“ oder „Ich freue mich auf Ihre Antwort.“

Abnahme und Unterschrift

Wählen Sie eine professionelle Schlussformel wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Vielen Dank“. Ihre E-Mail-Signatur sollte Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktinformationen enthalten. Dies gibt dem Empfänger alle notwendigen Details, um Sie zu kontaktieren.

Verfassen verschiedener Arten von Geschäfts-E-Mails

Anfrage-E-Mail

Zweck der Anfrage-E-Mails

Anfrage-E-Mails werden verwendet, um Informationen oder Klarstellungen anzufordern. Sie werden häufig in Geschäftsumgebungen verwendet, in denen Sie Details zu Produkten, Dienstleistungen oder Prozessen benötigen.

Aufbau und Inhalt

Geben Sie in einer Anfrage-E-Mail genau an, was Sie benötigen. Formulieren Sie Ihre Fragen klar und deutlich und geben Sie den relevanten Kontext an. Zum Beispiel: „Könnten Sie mir bitte weitere Informationen zu Ihren Preisplänen geben?“ oder „Ich möchte mehr über die Funktionen Ihres neuesten Produkts erfahren.“

Nachfolgende Email

Bedeutung der Nachverfolgung

Folge-E-Mails sind wichtig, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Aufgaben erledigt werden. Sie zeigen, dass Sie proaktiv sind und sich der Sache widmen.

Empfohlene Vorgehensweise

Wenn Sie eine Folge-E-Mail schreiben, verweisen Sie auf die vorherige Kommunikation und geben Sie den Zweck Ihrer Folge-E-Mail klar an. Beispiel: „Ich folge meiner vorherigen E-Mail bezüglich des Projektupdates. Könnten Sie mir bitte die angeforderten Informationen zur Verfügung stellen?“

Dankes-E-Mail

Wann sollten Sie Dankes-E-Mails versenden?

Dankes-E-Mails sind nach Besprechungen, Interviews oder dem Erhalt von Unterstützung angebracht. Sie zeigen Wertschätzung und helfen beim Aufbau positiver Beziehungen.

Inhaltstipps

Drücken Sie Ihre Dankbarkeit deutlich aus und erwähnen Sie, wofür Sie dankbar sind. Zum Beispiel: „Danke, dass Sie sich heute die Zeit für ein Treffen mit mir genommen haben. Ich schätze Ihre Einblicke in das Projekt.“

Beschwerde-E-Mail

Zweck von Beschwerde-E-Mails

Beschwerde-E-Mails werden verwendet, um Probleme oder Unzufriedenheit mit einem Produkt, einer Dienstleistung oder einer Situation anzusprechen. Sie sollten konstruktiv sein und auf die Lösung des Problems abzielen.

Konstruktiver Ton

Behalten Sie einen professionellen und respektvollen Ton bei. Beschreiben Sie das Problem klar und deutlich und schlagen Sie mögliche Lösungen vor. Beispiel: „Ich schreibe Ihnen, um meine Besorgnis über die jüngste Dienstunterbrechung auszudrücken. Könnten Sie uns bitte ein Update zur Lösung geben?“

Häufige Fehler, die Sie in geschäftlichen E-Mails vermeiden sollten

Unklare Betreffzeilen

Eine vage Betreffzeile kann dazu führen, dass Ihre E-Mail übersehen wird. Seien Sie präzise und präzise, ​​um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail die Aufmerksamkeit erhält, die sie verdient.

Übermäßig formeller oder informeller Ton

Es ist entscheidend, den richtigen Ton zu finden. Vermeiden Sie zu förmlich zu sein, das kann steif wirken, oder zu informell, das kann unprofessionell wirken. Streben Sie einen Ton an, der respektvoll und zugänglich ist.

Lange E-Mails

Halten Sie Ihre E-Mails kurz und bündig. Lange E-Mails können überfordernd sein und dazu führen, dass wichtige Informationen übersehen werden. Verwenden Sie Aufzählungszeichen und kurze Absätze, damit Ihre E-Mail leicht zu lesen ist.

Fehlendes Korrekturlesen

Fehler in Ihrer E-Mail können Ihre Professionalität beeinträchtigen. Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Senden immer Korrektur, um Tippfehler, Grammatikfehler oder unklare Sätze zu finden.

E-Mail-Beispiele: Anfrage-E-Mail

E-Mail-Beispiele: Folge-E-Mail

Thema: Nachverfolgung von Projektaktualisierungsanfragen

Liebling [Recipient’s Name],

Ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Mit dieser Nachricht möchte ich auf meine vorherige E-Mail vom [date]zum Projekt-Update für [project name]. Da die Frist näher rückt, wollte ich nachfragen, ob es Aktualisierungen oder zusätzliche Informationen gibt, die Sie bereitstellen können.

Konkret bin ich auf der Suche nach folgenden Details:

1. Der aktuelle Status des Projekts.
2. Alle aufgetretenen Herausforderungen oder Verzögerungen.
3. Das voraussichtliche Fertigstellungsdatum.
4. Alle zusätzlichen Ressourcen oder Unterstützung, die von unserer Seite benötigt werden.

Wir würden uns über Ihre zeitnahe Antwort sehr freuen, da sie uns dabei hilft, den Zeitplan einzuhalten und unsere Projektziele zu erreichen.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit. Ich freue mich auf Ihre Antwort.

Beste grüße,

[Your Full Name]

E-Mail-Beispiele: Dankes-E-Mail

Thema: Vielen Dank für das Treffen

Liebling [Recipient’s Name],

Ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Ich möchte mir einen Moment Zeit nehmen, um Ihnen für Ihr heutiges Treffen zu danken. Ich weiß die Zeit, die Sie sich genommen haben, um zu diskutieren, wirklich zu schätzen. [specific topic or project]. Ihre Erkenntnisse und Ihr Feedback waren unglaublich wertvoll und ich fühle mich hinsichtlich der nächsten Schritte, die wir unternehmen müssen, zuversichtlicher.

Ihre Expertise in [specific area] ist beeindruckend und ich bin dankbar für die Gelegenheit, von Ihnen zu lernen. Wenn Sie weitere Ressourcen oder Informationen haben, die Ihrer Meinung nach hilfreich sein könnten, zögern Sie bitte nicht, sie mit mir zu teilen.

Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit und Unterstützung. Ich freue mich auf unsere weitere Zusammenarbeit.

Beste grüße,

[Your Full Name]

E-Mail-Beispiele: Beschwerde-E-Mail

Thema: Beschwerde bezüglich einer kürzlich aufgetretenen Dienstunterbrechung

Liebling [Recipient’s Name],

Ich hoffe, es geht Ihnen gut.

Mit diesem Schreiben möchte ich meine Besorgnis über die kürzlich aufgetretene Dienstunterbrechung auf [specific date]Als langjähriger Kunde von [Company Name]ich habe die Qualität Ihrer Dienstleistungen immer geschätzt. Der jüngste Vorfall hat jedoch zu erheblichen Unannehmlichkeiten für unseren Betrieb geführt.

Im Einzelnen sind wir auf folgende Probleme gestoßen:

1. [Describe the first issue in detail]
2. [Describe the second issue in detail]
3. [Describe any additional issues]

Diese Störungen haben unsere Fähigkeit beeinträchtigt, [describe the impact on your business or operations]. Wir sind in hohem Maße auf Ihre Dienste angewiesen und solche Unterbrechungen können erhebliche Auswirkungen auf unsere Produktivität und Kundenzufriedenheit haben.

Ich bitte Sie, diese Probleme zu untersuchen und so bald wie möglich eine Lösung bereitzustellen. Darüber hinaus wäre ich für alle Informationen zu den Schritten dankbar. was Sie unternehmen, um ähnliche Vorfälle in Zukunft zu verhindern.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit. Ich freue mich auf Ihre baldige Antwort und eine zufriedenstellende Lösung.

Beste grüße,

[Your Full Name]

Tipps für eine effektive geschäftliche E-Mail-Kommunikation

Klarheit und Kürze

Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht klar und prägnant ist. Vermeiden Sie Fachjargon und komplexe Sprache. Verwenden Sie kurze Sätze und Absätze, damit Ihre E-Mail leicht zu lesen ist.

Professioneller Ton

Behalten Sie in Ihren E-Mails einen professionellen Ton bei. Seien Sie respektvoll und höflich, auch wenn Sie auf Probleme oder Beschwerden eingehen.

Zeitnahe Antworten

Beantworten Sie E-Mails umgehend. Zeitnahe Antworten zeigen, dass Sie aufmerksam sind und die Zeit des Empfängers wertschätzen.

Anhänge verwenden

Wenn Sie Anhänge beifügen, erwähnen Sie diese im Text Ihrer E-Mail und stellen Sie sicher, dass sie aussagekräftig benannt sind. Beispiel: „Im Anhang finden Sie den Bericht zu Ihrer Überprüfung.“

Abschluss

In diesem Leitfaden haben wir die Grundlagen des Schreibens einer Geschäfts-E-Mail behandelt, vom Verständnis Ihrer Zielgruppe bis hin zur effektiven Strukturierung Ihrer E-Mail. Wir haben auch verschiedene Arten von Geschäfts-E-Mails und häufige Fehler besprochen, die Sie vermeiden sollten.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)