So verfassen Sie eine bestimmte Art von Geschäfts-E-Mail
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Inhaltsverzeichnis
Das Schreiben einer geschäftlichen E-Mail ist eine grundlegende Fähigkeit in der Berufswelt. Egal, ob Sie mit Kollegen, Kunden oder potenziellen Partnern kommunizieren, die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mail verfassen, kann die Wirksamkeit Ihrer Nachricht erheblich beeinflussen.
In diesem Leitfaden untersuchen wir die wesentlichen Aspekte des Verfassens einer geschäftlichen E-Mail und stellen sicher, dass Sie Ihre Botschaft klar und professionell übermitteln können.
Geschäfts-E-Mails sind von entscheidender Bedeutung, da sie in vielen Branchen als primäres Kommunikationsmittel dienen. Sie helfen dabei, Gespräche aufzuzeichnen, bieten eine formelle Möglichkeit zum Informationsaustausch und können zum Aufbau und zur Pflege professioneller Beziehungen verwendet werden. Wenn Sie wissen, wie Sie eine Geschäfts-E-Mail effektiv schreiben, können Sie Ihr professionelles Image verbessern und Ihre Kommunikationsfähigkeiten verbessern.
Vorbereitung zum Schreiben Ihrer geschäftlichen E-Mail
Verstehen Sie Ihr Publikum
Bevor Sie mit dem Schreiben eines Geschäftliche E-Mailist es wichtig, Ihr Publikum zu verstehen. Wenn Sie wissen, wer Ihre E-Mail lesen wird, können Sie Ihre Nachricht an die Bedürfnisse und Erwartungen der Leser anpassen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie ihre Position, ihre Vertrautheit mit dem Thema und ihren kulturellen Hintergrund. Dieses Verständnis bestimmt Ihren Ton, Ihre Formalität und den Detaillierungsgrad.
Den Zweck definieren
Jede geschäftliche E-Mail sollte ein klares Ziel haben. Suchen Sie nach Informationen, stellen Sie Updates bereit oder stellen Sie eine Anfrage? Wenn Sie den Zweck Ihrer E-Mail definieren, bleiben Sie konzentriert und stellen sicher, dass Ihre Nachricht präzise und relevant ist. Ein klar definierter Zweck erleichtert es dem Empfänger auch, die Nachricht zu verstehen und angemessen zu reagieren.
Erforderliche Informationen sammeln
Bevor Sie Ihre E-Mail verfassen, sammeln Sie alle notwendigen Informationen. Dazu gehören alle Dokumente, Daten oder Referenzen, die Sie zur Untermauerung Ihrer Nachricht benötigen. Wenn Sie alles zur Hand haben, ist Ihre E-Mail vollständig und korrekt, sodass Sie weniger Folge-E-Mails schreiben müssen.
Strukturieren Sie Ihre geschäftlichen E-Mails
Betreff
Die Betreffzeile ist das Erste, was Ihr Empfänger sieht, daher sollte sie klar und prägnant sein. Eine gute Betreffzeile fasst den Inhalt der E-Mail zusammen und ermutigt den Empfänger, sie zu öffnen. Beispielsweise ist „Besprechungsanfrage: Diskussion zu Projektaktualisierungen“ effektiver als ein vager Betreff wie „Besprechung“.
Gruß
Die Wahl der richtigen Anrede gibt den Ton für Ihre E-Mail an. Verwenden Sie eine formelle Anrede wie „Sehr geehrte/r [Name]” für berufliche oder unbekannte Kontakte. Für Kollegen oder Bekannte reicht ein einfaches „Hi [Name]“ oder „Hallo [Name]” ist angebracht. Vermeiden Sie allzu lockere Anreden in geschäftlichen E-Mails.
Text der E-Mail
Einleitungssatz
Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einem freundlichen und relevanten Eröffnungssatz. Dies könnte eine kurze Einführung sein, wenn Sie jemandem schreiben, den Sie noch nicht kennen, oder ein Verweis auf ein vorheriges Gespräch. Zum Beispiel: „Ich hoffe, es geht Ihnen gut.“ oder „Im Anschluss an unser letztes Treffen wollte ich Folgendes besprechen …“
Hauptinhalt
Der Hauptinhalt Ihrer E-Mail sollte klar und auf den Punkt gebracht sein. Verwenden Sie kurze Absätze und Aufzählungszeichen, um den Text aufzulockern und ihn leichter lesbar zu machen. Stellen Sie sicher, dass jeder Absatz eine einzelne Idee oder ein einzelnes Thema behandelt. Seien Sie präzise und geben Sie alle notwendigen Details an, um Hin- und Her-E-Mails zu vermeiden.
Abschlusssatz
Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer positiven Note. Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen, drücken Sie Ihren Dank aus oder geben Sie die nächsten Schritte an. Zum Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit“ oder „Ich freue mich auf Ihre Antwort.“
Abnahme und Unterschrift
Wählen Sie eine professionelle Schlussformel wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Vielen Dank“. Ihre E-Mail-Signatur sollte Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktinformationen enthalten. Dies gibt dem Empfänger alle notwendigen Details, um Sie zu kontaktieren.
Verfassen verschiedener Arten von Geschäfts-E-Mails
Anfrage-E-Mail
Zweck der Anfrage-E-Mails
Anfrage-E-Mails werden verwendet, um Informationen oder Klarstellungen anzufordern. Sie werden häufig in Geschäftsumgebungen verwendet, in denen Sie Details zu Produkten, Dienstleistungen oder Prozessen benötigen.
Aufbau und Inhalt
Geben Sie in einer Anfrage-E-Mail genau an, was Sie benötigen. Formulieren Sie Ihre Fragen klar und deutlich und geben Sie den relevanten Kontext an. Zum Beispiel: „Könnten Sie mir bitte weitere Informationen zu Ihren Preisplänen geben?“ oder „Ich möchte mehr über die Funktionen Ihres neuesten Produkts erfahren.“
Nachfolgende Email
Bedeutung der Nachverfolgung
Folge-E-Mails sind wichtig, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Aufgaben erledigt werden. Sie zeigen, dass Sie proaktiv sind und sich der Sache widmen.
Empfohlene Vorgehensweise
Wenn Sie eine Folge-E-Mail schreiben, verweisen Sie auf die vorherige Kommunikation und geben Sie den Zweck Ihrer Folge-E-Mail klar an. Beispiel: „Ich folge meiner vorherigen E-Mail bezüglich des Projektupdates. Könnten Sie mir bitte die angeforderten Informationen zur Verfügung stellen?“
Dankes-E-Mail
Wann sollten Sie Dankes-E-Mails versenden?
Dankes-E-Mails sind nach Besprechungen, Interviews oder dem Erhalt von Unterstützung angebracht. Sie zeigen Wertschätzung und helfen beim Aufbau positiver Beziehungen.
Inhaltstipps
Drücken Sie Ihre Dankbarkeit deutlich aus und erwähnen Sie, wofür Sie dankbar sind. Zum Beispiel: „Danke, dass Sie sich heute die Zeit für ein Treffen mit mir genommen haben. Ich schätze Ihre Einblicke in das Projekt.“
Beschwerde-E-Mail
Zweck von Beschwerde-E-Mails
Beschwerde-E-Mails werden verwendet, um Probleme oder Unzufriedenheit mit einem Produkt, einer Dienstleistung oder einer Situation anzusprechen. Sie sollten konstruktiv sein und auf die Lösung des Problems abzielen.
Konstruktiver Ton
Behalten Sie einen professionellen und respektvollen Ton bei. Beschreiben Sie das Problem klar und deutlich und schlagen Sie mögliche Lösungen vor. Beispiel: „Ich schreibe Ihnen, um meine Besorgnis über die jüngste Dienstunterbrechung auszudrücken. Könnten Sie uns bitte ein Update zur Lösung geben?“
Häufige Fehler, die Sie in geschäftlichen E-Mails vermeiden sollten
Unklare Betreffzeilen
Eine vage Betreffzeile kann dazu führen, dass Ihre E-Mail übersehen wird. Seien Sie präzise und präzise, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail die Aufmerksamkeit erhält, die sie verdient.
Übermäßig formeller oder informeller Ton
Es ist entscheidend, den richtigen Ton zu finden. Vermeiden Sie zu förmlich zu sein, das kann steif wirken, oder zu informell, das kann unprofessionell wirken. Streben Sie einen Ton an, der respektvoll und zugänglich ist.
Lange E-Mails
Halten Sie Ihre E-Mails kurz und bündig. Lange E-Mails können überfordernd sein und dazu führen, dass wichtige Informationen übersehen werden. Verwenden Sie Aufzählungszeichen und kurze Absätze, damit Ihre E-Mail leicht zu lesen ist.
Fehlendes Korrekturlesen
Fehler in Ihrer E-Mail können Ihre Professionalität beeinträchtigen. Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Senden immer Korrektur, um Tippfehler, Grammatikfehler oder unklare Sätze zu finden.
E-Mail-Beispiele: Anfrage-E-Mail
Thema: Anfrage zu Ihren Preisplänen
Liebling [Recipient’s Name],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut.
Ich schreibe Ihnen, um mich nach den Preisplänen für Ihr [product/service]Unser Unternehmen prüft derzeit Optionen zur [briefly describe your need or project]und wir sind daran interessiert, mehr über Ihr Angebot zu erfahren.
Können Sie mir bitte detaillierte Informationen zu folgenden Punkten geben:
- Die verschiedenen verfügbaren Preisstufen.
- Etwaige Rabatte oder Sonderangebote für Großeinkäufe oder langfristige Verpflichtungen.
- Die in jedem Preisplan enthaltenen Funktionen und Vorteile.
- Alle zusätzlichen Kosten, die uns bekannt sein sollten.
Wenn es darüber hinaus Fallstudien oder Erfahrungsberichte von Kunden aus einer ähnlichen Branche gibt, würde ich es begrüßen, wenn Sie diese ebenfalls weitergeben könnten.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Hilfe. Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Beste grüße,
[Your Full Name]
E-Mail-Beispiele: Folge-E-Mail
Thema: Nachverfolgung von Projektaktualisierungsanfragen
Liebling [Recipient’s Name],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut.
Mit dieser Nachricht möchte ich auf meine vorherige E-Mail vom [date]zum Projekt-Update für [project name]. Da die Frist näher rückt, wollte ich nachfragen, ob es Aktualisierungen oder zusätzliche Informationen gibt, die Sie bereitstellen können.
Konkret bin ich auf der Suche nach folgenden Details:
- Der aktuelle Status des Projekts.
- Alle aufgetretenen Herausforderungen oder Verzögerungen.
- Das voraussichtliche Fertigstellungsdatum.
- Alle zusätzlichen Ressourcen oder Unterstützung, die von unserer Seite benötigt werden.
Wir würden uns über Ihre zeitnahe Antwort sehr freuen, da sie uns dabei hilft, den Zeitplan einzuhalten und unsere Projektziele zu erreichen.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit. Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Beste grüße,
[Your Full Name]
E-Mail-Beispiele: Dankes-E-Mail
Thema: Vielen Dank für das Treffen
Liebling [Recipient’s Name],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut.
Ich möchte mir einen Moment Zeit nehmen, um Ihnen für Ihr heutiges Treffen zu danken. Ich weiß die Zeit, die Sie sich genommen haben, um zu diskutieren, wirklich zu schätzen. [specific topic or project]. Ihre Erkenntnisse und Ihr Feedback waren unglaublich wertvoll und ich fühle mich hinsichtlich der nächsten Schritte, die wir unternehmen müssen, zuversichtlicher.
Ihre Expertise in [specific area] ist beeindruckend und ich bin dankbar für die Gelegenheit, von Ihnen zu lernen. Wenn Sie weitere Ressourcen oder Informationen haben, die Ihrer Meinung nach hilfreich sein könnten, zögern Sie bitte nicht, sie mit mir zu teilen.
Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit und Unterstützung. Ich freue mich auf unsere weitere Zusammenarbeit.
Beste grüße,
[Your Full Name]
E-Mail-Beispiele: Beschwerde-E-Mail
Thema: Beschwerde bezüglich einer kürzlich aufgetretenen Dienstunterbrechung
Liebling [Recipient’s Name],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut.
Mit diesem Schreiben möchte ich meine Besorgnis über die kürzlich aufgetretene Dienstunterbrechung auf [specific date]Als langjähriger Kunde von [Company Name]ich habe die Qualität Ihrer Dienstleistungen immer geschätzt. Der jüngste Vorfall hat jedoch zu erheblichen Unannehmlichkeiten für unseren Betrieb geführt.
Im Einzelnen sind wir auf folgende Probleme gestoßen:
- [Describe the first issue in detail]
- [Describe the second issue in detail]
- [Describe any additional issues]
Diese Störungen haben unsere Fähigkeit beeinträchtigt, [describe the impact on your business or operations]. Wir sind in hohem Maße auf Ihre Dienste angewiesen und solche Unterbrechungen können erhebliche Auswirkungen auf unsere Produktivität und Kundenzufriedenheit haben.
Ich bitte Sie, diese Probleme zu untersuchen und so bald wie möglich eine Lösung bereitzustellen. Darüber hinaus wäre ich für alle Informationen zu den Schritten dankbar. was Sie unternehmen, um ähnliche Vorfälle in Zukunft zu verhindern.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit. Ich freue mich auf Ihre baldige Antwort und eine zufriedenstellende Lösung.
Beste grüße,
[Your Full Name]
Tipps für eine effektive geschäftliche E-Mail-Kommunikation
Klarheit und Kürze
Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht klar und prägnant ist. Vermeiden Sie Fachjargon und komplexe Sprache. Verwenden Sie kurze Sätze und Absätze, damit Ihre E-Mail leicht zu lesen ist.
Professioneller Ton
Behalten Sie in Ihren E-Mails einen professionellen Ton bei. Seien Sie respektvoll und höflich, auch wenn Sie auf Probleme oder Beschwerden eingehen.
Zeitnahe Antworten
Beantworten Sie E-Mails umgehend. Zeitnahe Antworten zeigen, dass Sie aufmerksam sind und die Zeit des Empfängers wertschätzen.
Anhänge verwenden
Wenn Sie Anhänge beifügen, erwähnen Sie diese im Text Ihrer E-Mail und stellen Sie sicher, dass sie aussagekräftig benannt sind. Beispiel: „Im Anhang finden Sie den Bericht zu Ihrer Überprüfung.“
Abschluss
In diesem Leitfaden haben wir die Grundlagen des Schreibens einer Geschäfts-E-Mail behandelt, vom Verständnis Ihrer Zielgruppe bis hin zur effektiven Strukturierung Ihrer E-Mail. Wir haben auch verschiedene Arten von Geschäfts-E-Mails und häufige Fehler besprochen, die Sie vermeiden sollten.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Wie schreibt man eine gute Geschäfts-E-Mail?
Das Verfassen einer ordnungsgemäßen Geschäfts-E-Mail umfasst mehrere wichtige Schritte:
Verstehen Sie Ihr Publikum: Passen Sie Ihre Nachricht an die Bedürfnisse und Erwartungen des Empfängers an.
Definieren Sie den Zweck: Machen Sie deutlich, warum Sie die E-Mail schreiben.
Verwenden Sie eine klare Betreffzeile: Fassen Sie den Inhalt der E-Mail in einer prägnanten Betreffzeile zusammen.
Beginnen Sie mit einer angemessenen Begrüßung: Verwenden Sie eine formelle Anrede wie „Sehr geehrte/r [Name]“ für berufliche Kontakte.
Strukturieren Sie den Körper: Verwenden Sie kurze Absätze und Aufzählungszeichen, damit die E-Mail leicht zu lesen ist. Beginnen Sie mit einem Eröffnungssatz, gefolgt vom Hauptinhalt, und beenden Sie mit einem Schlusssatz.
Professionell abmelden: Verwenden Sie eine Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ und geben Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung und Ihre Kontaktinformationen an.
Korrekturlesen: Überprüfen Sie vor dem Senden, ob Tipp- oder Grammatikfehler vorliegen.
Welcher E-Mail-Typ für Unternehmen?
Es gibt verschiedene Arten von Geschäfts-E-Mails, die jeweils einem anderen Zweck dienen:
Anfrage-E-Mails: Wird verwendet, um Informationen oder Klarstellungen anzufordern.
Folge-E-Mails: Wird gesendet, um vorherige Mitteilungen oder Aktionen nachzuverfolgen.
Dankes-E-Mails: Drücken Sie nach Besprechungen, Interviews oder dem Erhalt von Unterstützung Ihre Dankbarkeit aus.
Beschwerde-E-Mails: Beheben Sie Probleme oder Unzufriedenheit mit einem Produkt, einer Dienstleistung oder einer Situation.
Besprechungsanfragen: Besprechungen planen oder bestätigen.
Updates und Ankündigungen: Stellen Sie Updates bereit oder kündigen Sie neue Entwicklungen an.
Wie wähle ich eine geschäftliche E-Mail-Adresse aus?
Bei der Auswahl einer geschäftlichen E-Mail-Adresse sind mehrere Überlegungen erforderlich:
Professionalität: Verwenden Sie Ihre Unternehmensdomäne (z. B. IhrName@Unternehmen.com) anstelle eines kostenlosen E-Mail-Dienstes.
Einfachheit: Halten Sie es einfach und leicht zu merken. Vermeiden Sie die Verwendung von Zahlen oder Sonderzeichen.
Konsistenz: Sorgen Sie für Konsistenz in Ihrem Unternehmen. Verwenden Sie beispielsweise ein Standardformat wie vorname.nachname@firma.com.
Relevanz: Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse Ihren Namen oder Ihre Rolle im Unternehmen widerspiegelt.
Was ist ein gutes Beispiel für eine geschäftliche E-Mail?
Ein gutes Beispiel für eine geschäftliche E-Mail ist klar, prägnant und professionell. Hier ist ein Beispiel:
Thema: Besprechungsanfrage: Diskussion zu Projekt-Updates
Liebling [Recipient’s Name],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut.
Mit diesem Schreiben möchte ich um ein Treffen bitten, bei dem wir die neuesten Aktualisierungen der [Project Name]. Können Sie mir bitte mitteilen, ob Sie nächste Woche verfügbar sind?
Vielen Dank für Ihre Zeit und Rücksicht.
Beste grüße,
[Your Full Name]
Wie erstelle ich eine eindeutige geschäftliche E-Mail-Adresse?
So erstellen Sie eine eindeutige geschäftliche E-Mail-Adresse:
Verwenden Sie Ihre Domain: Registrieren Sie eine Domäne, die Ihren Firmennamen widerspiegelt.
Format standardisieren: Entscheiden Sie sich für ein Standardformat für E-Mail-Adressen (z. B. vorname.nachname@firma.com).
Vermeiden Sie gebräuchliche Namen: Wenn Ihr Name häufig vorkommt, können Sie einen zweiten Vornamen hinzufügen oder eine Variante verwenden.
Reflektieren Sie Ihre Rolle: Verwenden Sie für bestimmte Rollen Adressen wie sales@company.com oder support@company.com.
Ist info@ eine gute E-Mail?
Die Verwendung von info@ als E-Mail-Adresse kann für allgemeine Anfragen nützlich sein, hat aber einige Nachteile:
Unpersönlich: Es kann unpersönlich wirken und ist möglicherweise nicht für eine personalisierte Kommunikation geeignet.
Spam: Es ist oft das Ziel von Spam-E-Mails.
Mangelnde Spezifität: Es gibt keinen Hinweis darauf, wer auf die E-Mail antworten wird.
Für eine persönlichere Kommunikation können Sie die Verwendung eines bestimmten Namens oder einer rollenbasierten E-Mail-Adresse in Erwägung ziehen.
Ist „hello@“ eine gute E-Mail?
hello@ kann eine gute E-Mail-Adresse für allgemeine Anfragen oder den ersten Kontakt sein. Sie ist freundlich und zugänglich und eignet sich daher für kundenorientierte Rollen. Wie info@ ist sie jedoch möglicherweise nicht ideal für personalisierte Kommunikation oder spezifische Anfragen.
Wie nennt man eine info@-E-Mail?
Eine info@ E-Mail-Adresse wird normalerweise als generische E-Mail-Adresse. Es wird für allgemeine Anfragen verwendet und ist oft die erste Anlaufstelle für Kunden oder Klienten, die Informationen zu einem Unternehmen suchen.
Welcher E-Mail-Typ ist am besten?
Die beste Art von E-Mail hängt vom Kontext und Zweck ab:
Personalisierte E-Mails: Verwenden Sie personalisierte E-Mail-Adressen (z. B. vorname.nachname@firma.com) für die direkte Kommunikation mit Kunden oder Kollegen.
Rollenbasierte E-Mails: Verwenden Sie rollenbasierte Adressen (z. B. sales@company.com, support@company.com) für bestimmte Funktionen innerhalb des Unternehmens.
Generische E-Mails: Verwenden Sie allgemeine Adressen (z. B. info@company.com, hallo@company.com) für allgemeine Anfragen und den ersten Kontakt.