RFP für soziale Medien: Kostenlose Vorlagen und Beispiele

Eine Social-Media-Ausschreibung (RFP) ist der Ausgangspunkt für viele erfolgreiche Social-Media-Strategien, Kampagnen und Kooperationen.

Eigentlich ein RFP für soziale Medien Vorlage ist der Ausgangspunkt. Schließlich ist es nicht einfach, eine großartige Ausschreibung für Social-Media-Marketingdienste zu erstellen.

Wenn Sie etwas zu vage schreiben, werden Sie nicht hilfreiche Bewerbungen durchforsten.

Zu viele Fragen unbeantwortet lassen? Sie werden Ihre ganze Zeit damit verbringen, lange Antworten auf E-Mails interessierter Anbieter zu schreiben.

Ganz gleich, ob Sie eine Agentur oder ein Anbieter sind: Was Sie von einem Social-Media-RFP profitieren, hängt davon ab, was Sie hineinstecken. Warum also nicht eine bewährte Social-Media-RFP-Vorlage verwenden, um Ihr Projekt oder Ihre Marke auf den richtigen Weg zu bringen?

Was ist ein Social-Media-RFP?

Hier sind einige wichtige Marketing-Vokabeln für Sie: RFP steht für „Request for Proposal“.

Bei einem Social-Media-RFP handelt es sich um einen offenen Aufruf zur Einreichung von Pitches, sei es für ein einmaliges Projekt oder eine längerfristige Zusammenarbeit. Es kann an Social-Media-Marketing-Agenturen oder einzelne Praktiker herausgegeben werden.

Ihr RFP für Social-Media-Marketing-Dienste könnte Folgendes bewirken:

• Skizzieren Sie ein bestimmtes Projekt oder einen Bedarf, den Ihr Unternehmen angehen möchte
• Laden Sie Agenturen, Managementplattformen oder andere Anbieter ein, kreative Ideen oder Lösungen für Ihre Marke als Ganzes vorzustellen

Der RFP-Prozess ermöglicht es Unternehmen, Ideen und Anbieter zu prüfen, bevor sie sich auf eine langfristige Vereinbarung festlegen. Betrachten Sie es als Gelegenheit, Ihre Optionen auszuloten, bevor Sie sich für eine entscheiden.

Eine gute Ausschreibung für Social-Media-Management-Dienste sollte Hintergrundinformationen liefern, das Projekt und seine Ziele beschreiben und die Anforderungen des Bieters darlegen.

Aber es ist ein empfindliches Gleichgewicht zwischen der Bereitstellung von Informationen und dem übermäßigen Teilen. Eine gute Ausschreibung für soziale Medien bietet die nötige Detailgenauigkeit und lässt gleichzeitig Raum für Kreativität. Es lohnt sich, sich Zeit zu nehmen und es richtig zu machen – je besser Ihre Ausschreibung, desto besser werden die Anbietervorschläge sein.

(Zu Ihrer Information: Ausschreibungen können auch für andere geschäftliche Anforderungen verwendet werden. Sie können eine Ausschreibung erstellen, um Hilfe bei einer Print-Marketing-Kampagne oder für Produktionsdienstleistungen zu erhalten. Bei einer Ausschreibung für soziale Medien wird speziell nach Vorschlägen im Bereich Social-Media-Marketing gesucht.)

Was sollte in eine Ausschreibung für soziale Medien aufgenommen werden?

Sie fragen sich, was Sie in Ihre Social-Media-RFP aufnehmen sollten?

Während jedes RFP anders ist, weisen die meisten starken Social-Media-RFPs einige gemeinsame Elemente auf. (Lesen Sie einfach ein paar Social-Media-RFP-Beispiele, und Sie werden feststellen, dass dieselben Details immer wieder auftauchen.)

Ihre sozialen Medien Inhalt selbst sollte kreativ sein. Aber für Social-Media-RFPs ist es wirklich am besten, bei einer bewährten Struktur zu bleiben.

Egal, ob Sie mit einer Social-Media-Agentur, einer Agentur für digitales Marketing oder einem einzelnen Auftragnehmer zusammenarbeiten möchten, Wir empfehlen, diese zehn Abschnitte einzubeziehen (in dieser Reihenfolge!) für Ihr nächstes Social-Media-RFP.

1. Einleitung

2. Firmenprofil

3. Social-Media-Ökosystem

4. Projektzweck und Beschreibung

5. Herausforderungen

6. Schlüsselfragen

7. Qualifikationen des Bieters

8. Richtlinien für Vorschläge

9. Projektzeitpläne

10. Bewertung des Vorschlags

Wir haben jeden Abschnitt aufgeschlüsselt, damit Sie einen besseren Überblick darüber bekommen, was Sie in Ihre Ausschreibung für Social-Media-Dienste aufnehmen sollten.

1. Einleitung

Dies ist Ihr erster Eindruck: eine Gelegenheit, einen umfassenden Überblick darüber zu geben, wonach Sie suchen. Es ist wie Ihr Ziel in einem Lebenslauf.

Bieten eine Zusammenfassung Ihrer Social-Media-Ausschreibung auf höchster Ebene. Dieser kurze Abschnitt sollte wichtige Details wie den Namen Ihres Unternehmens, das, was Sie suchen, und das Fälligkeitsdatum Ihrer Einreichung enthalten.

Hier ist ein Beispiel:

Fake Company, Inc., der weltweit führende Anbieter gefälschter Unternehmen, ist auf der Suche nach einer Sensibilisierungskampagne für gefälschte soziale Medien. Wir akzeptieren Vorschläge als Antwort auf diese gefälschte Angebotsanfrage bis [date].

2. Firmenprofil

Es ist an der Zeit, ein paar Schichten abzustreifen und dem Leser mitzuteilen, worum es bei Ihrer Marke geht.

Teilen Sie einige Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen mit. Gehen Sie über die Grundlagen hinaus und stellen Sie Informationen bereit, die für eine Ausschreibung für Social-Media-Marketingdienste relevant sein können.

Dies kann Folgendes umfassen:

• Leitbild
• Grundwerte
• Zielgruppe
• Wichtige Stakeholder
• Wettbewerbslandschaft

Sie müssen jedoch keine geschützten Informationen oder Geschäftsgeheimnisse preisgeben. Wenn die Aufnahme eines der oben genannten Punkte in Ihre Social-Media-Ausschreibung Ihr Unternehmen gefährden würde, beachten Sie bitte, dass zusätzliche Informationen auf Anfrage und/oder NDA-Unterzeichnung erhältlich sind.

3. Social-Media-Ökosystem

Um großartige Social-Media-Angebote zu erhalten, müssen Sie Ihren Anbietern einen Blick hinter die Kulissen gewähren. Wissen ist Macht!

Geben Sie Anbietern einen Überblick darüber, wie Ihr Unternehmen soziale Medien nutzt. Teilen Sie ihnen mit, auf welchen sozialen Kanälen Sie am aktivsten sind oder welche Netzwerke Sie meiden möchten. Einige andere Dinge, die Sie in diesem Abschnitt erwähnen könnten, könnten sein:

• Eine Zusammenfassung der aktiven Konten
• Wesentliche Aspekte Ihrer Social-Marketing-Strategie
• Übersichten oder Links zu vergangenen oder laufenden Kampagnen
• Relevante soziale Analysen (z. B. Zielgruppendemografie, Engagement, ein Social-Media-Audit usw.)
• Highlights aus Ihren sozialen Konten (z. B. Inhalte, die eine gute Leistung erbracht haben)

Discover Puerto Rico stellte in seinem Social-Media-RFP sein breites Spektrum an Social-Media-Konten dar und verdeutlichte den Unterschied zwischen seinem Freizeitpublikum und seinem Geschäftspublikum.

QUELLE: Entdecken Sie Puerto Rico

Ein wichtiger Grund, diese Informationen in Ihrer Ausschreibung für soziale Medien bereitzustellen, besteht darin, Wiederholungen zu vermeiden. Ohne diese Informationen erhalten Sie möglicherweise Social-Media-Vorschläge, die früheren Konzepten zu ähnlich sind.

Je besser ein Anbieter Ihre Social-Media-Landschaft versteht, desto wahrscheinlicher ist es, dass er ein erfolgreiches Konzept liefert.

4. Projektzweck und Beschreibung

Erläutern Sie den Zweck Ihres Social-Media-RFP. Wonach suchst du? Welche Social-Media-Ziele möchten Sie erreichen? Seien Sie so konkret wie möglich.

Einige Beispiele können sein:

• Machen Sie auf die Eröffnung eines neuen Ladens aufmerksam [location]
• Gewinnen Sie neue Follower auf einem kürzlich gestarteten Social-Media-Kanal
• Erhöhen Sie die Aufmerksamkeit für ein bestehendes Produkt oder eine bestehende Dienstleistung
• Generieren Sie mehr Leads über bestimmte Social-Media-Kanäle
• Etablieren Sie Ihr Unternehmen als Vordenker
• Teilen Sie Unternehmenswerte oder -initiativen mit einer Zielgruppe
• Veranstalten Sie eine saisonale Werbeaktion oder einen gesellschaftlichen Wettbewerb

Denken Sie daran, dass Social-Media-Kampagnen mehrere Ziele verfolgen können und sollten. Für jedes Ziel gibt es ein Kästchen, in dem der Vorschlag eines Anbieters angekreuzt werden kann.

Dieses RFP von SkillPlan beschreibt die Hauptziele des Unternehmens Und sekundäre Ziele klar und prägnant darlegen.

QUELLE: Merx

Erwägen Sie die Verwendung primärer und sekundärer Zielkategorien, damit klar ist, worauf es ankommt.

5. Herausforderungen

Der Kampf ist real … es ist wirklich wichtig, ihn mit Ihrem potenziellen neuen Social-Media-Mitarbeiter zu teilen.

Die meisten Unternehmen sind sich der einzigartigen Herausforderungen bewusst, denen sie in und außerhalb der sozialen Medien gegenüberstehen. Ein uneingeweihter Dritter wird nicht das gleiche Verständnis haben.

Identifizieren Sie Hindernisse im Voraus in Ihrem Social-Media-RFP, damit Sie gemeinsam an der Lösung oder Umgehung dieser Probleme arbeiten können.

Zu den Herausforderungen können gehören:

• Kundensensibilitäten (z. B. alles, was einem Anbieter helfen würde, bekannte Schwachstellen zu vermeiden)
• Juristische Sprache (z. B. umständliche Haftungsausschlüsse und Offenlegungen, die kreativen Konzepten oft im Wege stehen)
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Gibt es Alters- oder andere Einschränkungen im Zusammenhang mit der Vermarktung Ihres Produkts?)
• Differenzierung (Ist es für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung schwierig, sich von der Konkurrenz abzuheben?)
• Sicherheit in sozialen Medien (hatten Sie in der Vergangenheit Probleme mit Betrügern oder Hackern?)

Auch hier können Ressourcen- und Budgetherausforderungen relevant sein. Verfügt Ihr Unternehmen über genügend Personal, um den notwendigen Kundenservice und das Community-Management zu unterstützen? Sei ehrlich. Die besten Vorschläge könnten unschätzbar wertvolle Lösungen bieten.

6. Schlüsselfragen

Für einen Anbieter ist es schwierig, eine gute Antwort zu geben, wenn er nicht weiß, wonach Sie fragen.

Aus diesem Grund findet man in Social-Media-RFPs, die für Marketingzwecke genutzt werden, sehr häufig Fragen. Sie folgen häufig den Herausforderungen oder sind als Unterabschnitt darin enthalten. In manchen Fällen fragen sie einfach: Wie wird Ihr Vorschlag diese Herausforderungen angehen??

Durch das Einbeziehen von Fragen können Sie sicherstellen, dass Vorschläge die Lösungen oder Antworten direkt liefern, anstatt ihnen auszuweichen oder sie zu umgehen. Wenn Ihr Unternehmen vor großen Herausforderungen steht, erleichtern Ihnen diese Antworten die Bewertung der eingegangenen Vorschläge.

7. Qualifikationen des Bieters

Sicher, es besteht die Möglichkeit, dass ein junger Spitzenreiter mit einem Herz aus Gold Ihr Projekt einfach zunichte macht. Aber die Chancen stehen gut, dass Sie jemanden mit Erfahrung suchen. Im Abschnitt „Bieterqualifikationen“ einer Social-Media-RFP können Sie nach Ihren Wünschen fragen.

Hier kannst du Fordern Sie Einzelheiten dazu an, warum ein Unternehmen möglicherweise besonders qualifiziert ist um Ihr Projekt in Angriff zu nehmen.

Erfahrung, vergangene Projekte, Teamgröße und andere Qualifikationen sind wichtige Faktoren bei der Bewertung von Anbietern, die auf Ihre Ausschreibung für Social-Media-Marketingdienste antworten.

Beziehen Sie Qualifikationen ein, die für ein erfolgreiches Projekt sorgen, Ihnen bei der Bewertung von Social-Media-Vorschlägen helfen und für Ihr Unternehmen wichtig sind. Auch wenn es beispielsweise für eine Social-Media-Ausschreibung möglicherweise nicht relevant ist, bevorzugt Ihr Unternehmen möglicherweise B Corps.

Einige Dinge, nach denen Sie fragen sollten:

• Angaben zur Größe des Teams des Anbieters
• Nachweis einer Social-Media-Schulung und -Zertifizierung (z. B. das Social-Marketing-Ausbildungs- und Zertifikatsprogramm von Hootsuite)
• Beispiele für die Arbeit mit früheren oder bestehenden Kunden
• Kundenbewertungen
• Ergebnisse früherer Kampagnen
• Eine Liste der Mitarbeiter – und deren Titel – die an dem Projekt arbeiten werden
• Ansatz und Strategie des Projektmanagements
• Ressourcen, die dem Projekt gewidmet werden
• Alles andere über den Anbieter und seine Arbeit, das für Sie und die Durchführung des Projekts wichtig ist

Natürlich können Sie den Abschnitt über die Bieterqualifikationen ignorieren. Wenn Sie dies jedoch tun, kann es sein, dass Ihnen eine Reihe von Bewerbungen fehlen, die für Ihre Entscheidung relevant sind. Geben Sie also alles an, was Sie von potenziellen Anbietern sehen möchten.

8. Richtlinien für Vorschläge

Hier kommen Sie zur Sache: Wie genau soll diese Social-Media-RFP verpackt und geliefert werden?

In diesem Abschnitt sollten die Grundlagen der Vorschlagseinreichung behandelt werden: wann, was, wo, Und wie viel. Geben Sie die Frist für die Einreichung an, wie Vorschläge formatiert werden sollen und den Detaillierungsgrad, den Sie für die Budgetaufschlüsselung benötigen.

Die Regierung von Nova Scotia gibt den Anbietern einen klaren Überblick über ihre Vorschläge.

QUELLE: Nova Scotia

Wenn Ihr Unternehmen über Markenrichtlinien, Social-Media-Richtlinien, einen Social-Media-Styleguide oder andere relevante Ressourcen verfügt, fügen Sie Links oder Informationen dazu hinzu, wo Anbieter diese finden können.

Stellen Sie sicher, dass Sie auch einen Ansprechpartner hinzufügen. Unsere RFP-Vorlage für soziale Medien fügt Kontaktinformationen in die Kopfzeile ein. Es spielt jedoch keine Rolle, ob Sie es an die erste oder letzte Stelle setzen. Stellen Sie einfach sicher, dass es den Agenturen für Fragen oder Klarstellungen zur Verfügung steht.

9. Projektzeitpläne

In jedem Social-Media-RFP sollten Angebots- und Projektfristen angegeben werden. Sie werden kein Social-Media-RFP-Beispiel ohne eines finden .

Geben Sie in diesem Abschnitt Folgendes an: Strukturierter Vorschlagsplan dass Anbieter folgen können. Wenn Ihr Projekt an ein bestimmtes Datum oder Ereignis gebunden ist, geben Sie auch diese wichtigen Liefertermine an. Wenn Sie jedoch etwas Flexibilität haben, ist es in Ordnung, sich hier breit zu fassen.

Ein RFP-Zeitplan für soziale Medien kann Folgendes umfassen:

• Frist für die RSVP-Teilnahme
• Besprechungszeitraum mit Lieferanten für Vorgespräche
• Frist für die Einreichung von Fragen durch Agenturen
• Frist für die Einreichung von Vorschlägen
• Auswahl der Finalisten
• Finalistenpräsentationen
• Auswahl des Gewinnervorschlags
• Vertragsverhandlungszeitraum
• Wann Benachrichtigungen an Bieter gesendet werden, die nicht ausgewählt wurden
• Geben Sie eine feste Frist oder ein angestrebtes Projektdatum an. Wenn wichtige Meilensteine ​​und Lieferfristen bereits festgelegt sind, sollte dies hier ebenfalls angegeben werden.

10. Bewertung des Vorschlags

So wie Lehrer den Schülern Bewertungskriterien zur Verfügung stellen, sollten Sie den Anbietern klare Beurteilungsrichtlinien zur Verfügung stellen, auf die sie hinarbeiten können. Wie können sie Sie begeistern, wenn sie nicht wissen, was Sie begeistert?

Sowohl Sie als auch potenzielle Anbieter sollten im Voraus wissen, wie ihre Vorschläge bewertet werden. Listen Sie die Kriterien auf, die Sie messen werden, und geben Sie an, wie jede Kategorie gewichtet oder bewertet wird.

Das National Institute of Urban Affairs stellt eine detaillierte Tabelle zur Verfügung, in der dargelegt wird, wie die einzelnen Anträge beurteilt werden. Einschüchternd? Ja. Klar? Auch ja.

QUELLE: National Institute of Urban Affairs

Seien Sie bei Ihrem Agenturauswahlprozess so transparent wie möglich. Wenn eine Rubrikvorlage oder Scorecard verfügbar ist, fügen Sie diese hier ein. Wenn Gutachter Kommentare abgeben, teilen Sie den Bietern mit, ob sie damit rechnen sollten oder nicht.

Geben Sie abschließend an, welche Rolle das angegebene Budget in Ihrem Entscheidungsprozess spielt. Wird es den Gutachtern mitgeteilt? nach Sie haben den Vorschlag bewertet? Wie bestimmen Sie Kosten vs. Wert?

RFP-Vorlage für soziale Medien

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